Documents nécessaires à l’importation et à l’exportation

Facture commerciale

En plus du vendeur et de l’acheteur, la facture commerciale doit aussi mentionner des informations sur les conditions de livraison (Incoterm/références croisées articles Factbook), le port de chargement et de déchargement, la description de l’article (éventuellement le numéro de série ou de lot), les conditions de paiement, le nombre de pièces, le prix unitaire, le prix total et, en cas de plusieurs articles, une liste séparée pour chacun d’entre eux. Idéalement, le code HS (numéro de tarif douanier) est également déjà mentionné. La désignation « facture pro-forma » n’est pas autorisée !

Liste des colis

En plus du vendeur et de l’acheteur, la liste de colis doit également contenir des informations relatives aux conditions de livraison (Incoterm/références croisées Factbook articles), la description des articles (avec éventuellement le numéro de série ou de lot), les marques d’expédition (si disponibles), le port de chargement et de déchargement, le nombre de colis (cartons, palettes, boîtes, etc.), les poids nets et bruts et, dans le cas de plusieurs articles, une liste séparée pour chacun d’entre eux. Idéalement, le code SH (numéro du tarif douanier) devrait également être noté.

Licence d’importation

Des licences d’importation spécifiques sont requises pour certains produits. Elles doivent être demandées et approuvées par les autorités avant d’organiser le transport. Avant de conclure un contrat d’achat, vérifiez auprès de votre fabricant si cette disposition s’applique à votre produit.

Connaissement (connaissement maritime/lettre de transport aérien/lettre de transport ferroviaire)

Le connaissement spécifique au mode de transport est émis par le transitaire ou, dans le cas des expéditions directes, par la compagnie maritime, la compagnie aérienne ou l’opérateur ferroviaire. En plus des informations relatives à l’expéditeur et au destinataire, il mentionne également les données relatives à l’envoi (type de biens, nombre de colis, cubage, poids net et brut), les marques d’expédition, le code HS (numéro du tarif douanier), les informations relatives à l’acheminement, le nom du navire ou le numéro de vol ou de train, le frais à payer (prépayé ou en port dû). Nous préparons des documents originaux ou des lettres de transport en fonction de l’accord préalable avec l’expéditeur. S’il s’agit de documents originaux, ceux-ci doivent être complets au moment de l’arrivée pour que les marchandises soient libérées.

Pour l’exportation des biens, un document d’accompagnement à l’exportation (ABD) est requis en plus de la facture commerciale et de la liste de colis ou, le cas échéant, des certifications (par exemple, la "déclaration sur les conditionnements en bois" pour prouver que les conditionnements en bois ont été fumigés ou traités à la chaleur). Ce document est demandé au bureau de douane compétent et comprend, outre les données relatives à l’expéditeur et au destinataire, toutes les données spécifiques au bien ou à la marchandise concernés par l’exportation.