Wymagane dokumenty w przypadku importu i eksportu

Faktura handlowa

Oprócz informacji o sprzedającym i kupującym, faktura handlowa powinna zawierać również informacje o warunkach dostawy (Incoterms) porcie załadunku i rozładunku, opis przedmiotu (możliwie z uwzględnieniem numeru seryjnego lub partii), warunki płatności, ilość, cenę jednostkową, cenę całkowitą oraz w przypadku kilku artykułów - w każdym przypadku osobny wykaz. Wskazane jest umieszczenie kodów HS (numer taryfy celnej). Faktury proforma nie są uwzględniane.

Packing list

Poza informacjami o sprzedającym i kupującym, packing list musi również zawierać informacje o warunkach dostawy (Incoterms), opis przedmiotu (możliwie z uwzględnieniem numeru seryjnego lub partii), znaki wysyłkowe (jeśli są dostępne), port załadunku i rozładunku, liczbę opakowań (kartonów, palet, pudeł itp.), masę netto i brutto oraz w przypadku kilku artykułów - oddzielny wykaz dla każdego z nich. Wskazane jest umieszczenie kodów HS (numer taryfy celnej).

Licencja importowa

W niektórych przypadkach wymagane są specjalne licencje importowe. Należy o nie wystąpić i zatwierdzić przed organizacją transportu. Przed zawarciem umowy kupna należy się upewnić u producenta, czy dotyczy to Państwa produktu.

List przewozowy (Konosament / Lotniczy list przewozowy / Kolejowy list przewozowy)

List przewozowy dla konkretnego rodzaju transportu wystawia spedytor lub w przypadku tzw. przesyłek bezpośrednich firma spedycyjna, linia lotnicza lub operator kolejowy. Oprócz danych nadawcy i odbiorcy zawiera również odpowiednie dane przesyłki (rodzaj towaru, ilość opakowań, kubatura, waga netto i brutto), znaki przewozowe, kod HS (numer taryfy celnej), informacje o trasie przewozu, nazwę statku lub numer lotu/pociągu, fracht płatny (płatny z góry lub za pobraniem). W zależności od wcześniejszych ustaleń z wysyłającym, sporządzane są oryginały dokumentów lub listy przewozowe. W przypadku oryginalnych dokumentów, muszą one być kompletne w momencie przybycia, aby towar mógł zostać wydany.

W przypadku eksportu towarów wymagany jest wywozowy dokument towarzyszący (ABD), a także faktura handlowa i list przewozowy. W razie potrzeby – także certyfikaty (ten dokument np. jest wymagany we właściwym urzędzie celnym i oprócz danych nadawcy i odbiorcy zawiera wszystkie dane dotyczące produktu lub towaru, które mają znaczenie dla eksportu).