Relevante Dokumente für Import und Export

Handelsrechnung

Die Handelsrechnung muss neben dem Verkäufer und Käufer auch Angaben zu den Lieferbedingungen (Incoterm / Querverweise Factbook-Artikel), Be- und Entladehafen, Artikelbezeichnung (ggf. mit Serien- oder Chargennummer), Zahlungsbedingungen, Stückzahl, Einzelpreis, Gesamtpreis und bei mehreren Artikeln jeweils eine separate Auflistung enthalten. Idealerweise ist auch der HS-Code (Zolltarifnummer) bereits vermerkt. Die Bezeichnung "Proforma-Rechnung" ist nicht zulässig.

Packliste

Die Packliste muss neben Verkäufer und Käufer auch Angaben zu den Lieferbedingungen (Incoterm / Querverweise Factbook-Artikel), Artikelbezeichnung (evtl. inkl. Serien- oder Chargennummer), Versandmarkierungen (falls vorhanden), Be- und Entladehafen, Anzahl der Packstücke (Kartons, Paletten, Kisten, etc.), Netto- und Bruttogewicht und bei mehreren Artikeln jeweils eine separate Liste enthalten. Idealerweise sollte auch der HS-Code (Zolltarifnummer) angegeben werden.

Einfuhrlizenz

Für bestimmte Produkte sind spezielle Einfuhrlizenzen erforderlich. Diese müssen beantragt und von den Behörden genehmigt werden, bevor der Transport organisiert wird. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Hersteller, ob dies für Ihr Produkt zutrifft, bevor Sie einen Kaufvertrag abschließen.

Frachtbrief (Seefrachtbrief / Luftfrachtbrief / Eisenbahnfrachtbrief)

Das verkehrsträgerspezifische Frachtbrief wird vom Spediteur oder bei so genannten Direkttransporten von der Reederei, der Fluggesellschaft oder dem Bahnbetreiber ausgestellt. Er enthält neben den Angaben zu Absender und Empfänger auch die relevanten Sendungsdaten (Warenart, Anzahl der Packstücke, Kubatur, Netto- und Bruttogewicht), Versandmarkierungen, HS-Code (Zolltarifnummer), Routing-Informationen, Schiffsname oder Flug-/Zugnummer, zu zahlende Fracht (Prepaid oder Collect). Je nach vorheriger Vereinbarung mit dem Absender werden entweder Originaldokumente oder Frachtbriefe erstellt. Im Falle von Originaldokumenten müssen diese zum Zeitpunkt der Ankunft vollständig sein, damit die Waren freigegeben werden können.

Für die Ausfuhr von Waren ist neben der Handelsrechnung und der Packliste oder - falls erforderlich - Bescheinigungen (z.B. "Holzverpackungserklärung" für den Nachweis begaster / wärmebehandelter Holzverpackungen) ein Ausfuhrbegleitdokument (ABD) erforderlich. Dieses Dokument wird bei der zuständigen Zollstelle beantragt und enthält neben den Absender- und Empfängerdaten alle für die Ausfuhr relevanten produkt- oder warenspezifischen Daten.